Hayatını organize et? Tamam. İşlerini kolaylaştırmanın bir yolunu bul? Tamam. Zihnini rahatlat? Bu da tamam.
Yapılacaklar listeleri, etkili bir şekilde kullanıldığında, projelerimizi hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olan en etkili organizasyon araçlarından biridir. Ancak tüm yapılacaklar listeleri eşit yaratılmamıştır! Organize olmak için yapılacaklar listesi kullanmak istiyorsanız, herhangi bir yapılacaklar listesine ihtiyacınız yok, doğru listeye ihtiyacınız var.
Yapılacaklar Listelerinin Önemi Nedir?
Yapılacaklar listesi, denenmesi gereken bir yöntemidir çünkü size yapılması gerekenlerin “büyük resmini” verir. Yapılacakları listeleyip, düzenleyerek ve ardından her birini tek tek kontrol ederek, zamanınızı nasıl harcayacağınızı kolayca önceliklendirebilirsiniz.
Kontrol listeleri ayrıca verimlilikle ilgili pozitif bir güç sağlar. Tamamladıklarınızın üzerini çizerken devam etmenizi, daha fazla maddeyi kontrol etmenizi ve daha fazlasını yapmanızı sağlayan bir başarı dalgası elde edersiniz.
Son olarak, düzenli olarak bir kontrol listesi yaparak, tamamlanması gerekenleri hatırlamak için gereken zihinsel yükü azaltabilirsiniz.
Kontrol Listesi Yapmaya Nasıl Başlamalı?
Kontrol listenizi bir araya getirmeden önce çözmeniz gereken ilk şey, hangi tür kontrol listesinin en faydalı olacağına karar vermek.
İki ana kontrol listesi çeşidi vardır:
Günlük kontrol listesi: Günlük kontrol listesi, tek bir günde tamamlamanız gereken tüm görevlerin bir listesidir. Bu, gündemde neler olduğuna bağlı olarak günden güne değişecektir. Geceleri kafanıza yastığa koymadan önce bir görevi tamamlamazsanız da endişelenmeyin! Ertesi günün listesine gönül rahatlığıyla taşıyabilirsiniz.
Durum kontrol listesi: Durumsal kontrol listesi, yaşamınızdaki belirli bir olaya veya bölgeye özgü görevleri içeren bir kontrol listesidir. Örneğin, bir düğün için yapılacaklar listesi veya yolda olan yeni bir bebek için bir checklist… Bunları tamamlamak genellikle günlük listenizden daha uzun sürer, ancak yaşamınızdaki veya işinizdeki büyük bir olayı yönetmek için çok faydalıdır.
Günlük ve durumsal kontrol listeleri çok etkilidir. Birini seçmek, şu anda veya gelecekte hangi işleri yapmanız gerektiğine ve bunların yapıldığından emin olmanızı sağlar.
İlk Adım: Zihninizdekileri Boşaltın!
Etkili bir kontrol listesi oluşturmanın ilk adımı “zihninizdekileri boşaltmak” ve kafanızda dolaşan yapılması gereken her işi masaya koymaktır.
Bir kalem ve kağıtla oturun (veya bilgisayarınızda bir Word veya Google doc açın) ve yapılması gereken her şeyi not alın. Örneğin, düğününüz için bir kontrol listesi oluşturduğunuzu varsayalım. Düğün eğlenceniz için yemek servisi planlamasından, dans derslerine kadar her şeyi bir yere yazmak, günlük bir kontrol listesi oluşturuyorsanız da, tekrarlanan günlük görevlerinizi (çocuğunuzu futbol antrenmanına götürmek gibi) not almak istersiniz.
Her şeyi yazmak biraz dağınık gözükebilir ama çekinmeyin! Potansiyel görevler listenizin yapılmasını ve yapılacakların mümkün olduğunca kapsamlı olmasını istiyoruz.
Boğulmanıza gerek yok. Listenizin çok uzun olduğuna karar verirseniz, öncelikli olmadığını düşündüklerinizi daha sonra ortadan kaldırabilirsiniz.
İkinci Adım: Görevlerin Düzenlenmesi ve Önceliklendirilmesi
Tüm yapacaklarınızı boş bir kağıda “yazdıktan” sonra, işleri organize etmeye ve önceliklendirmeye başlamanın zamanı geldi.
Öncelikle, yapılacak işlerinizi anlamlı bir şekilde düzenlemek ve gruplandırmak isteyeceksiniz. Bu nedenle, görevleri sıklığa göre (günlük, haftalık, aylık gibi), görevin türüne göre (okul için randevu veya yapılacaklar gibi) veya görevin yaşamınızla nasıl ilişkili olduğuna göre düzenleyebilirsiniz.
Görevleriniz organize edildikten sonra, sıra öncelik sıralaması yapmaya geldi. İlk önce, her bir göreve bakın ve A, B veya C görevi olarak sıralayın. “A” görevleri önceliklidir ve derhal ele alınması gerekir. “B” görevleri önemlidir ancak daha az acildir ve C görevleri gelecek için radarınızda olmasını istersiniz, ancak bunları gerçekleştirmeniz için acil bir ihtiyaç yoktur.
Görevlerin önceliklendirilmesi söz konusu olduğunda doğru ya da yanlış cevap yoktur. Bu, hangi işlerin en acil / önemli olduğuna karar vermekle ilgilidir, bu yüzden ilk önce bunları tespit etmelisiniz.
Üçüncü Adım : Bunları Yapılacaklar Listenize Ekleyin
Görevlerinizi organize ettikten ve önceliklendirdikten sonra, onları gerçek bir checklist içinde birleştirmenin zamanı geldi.
Görevlerinizi öncelik sırasına göre sıralayın ve gerekiyorsa, tamamlamanız gereken tarih veya saati de yazın. Örneğin, günlük kontrol listesinde “Ali’yi otogardan al, akşam saat 4: 00” yazan bir görev olabilirken durumsal kontrol listesinde “Çiçekçiyi 21 Haziran’a kadar ayarla” yazan bir madde olabilir.
Dördüncü Adım: Tamamladığınızda Her Öğeyi İşaretleyin
Yapılacaklar listeniz tamamlandıktan sonra sıra kontrol listesindeki her bir öğeyi tamamlandıkça işaretleme zamanına geldi. Bir görevi her tamamladığınızda kontrol listenizi işaretlemek, yalnızca devam etmenize yönelik motivasyon artışı sağlamakla kalmaz, aynı zamanda başardıklarınızı ve yapılması gerekenleri takip etmenize de yardımcı olur.
Beşinci Adım: Listenizdekileri Tamamladıkça Yeni Maddeler Eklemeye Devam Edin
Kontrol listenizin en altına ulaşıp “Harika, bitirdim! ” diyebilirsiniz. Ama gerçekçi olalım – her zaman yapmamız gereken bir şeyler daha vardır. Kontrol listelerinin güzelliği, daha fazla yapılacak şey (kaçınılmaz olarak) ortaya çıktıkça yapmanız gereken tek şey listenize eklemek ve ilerlemeye devam etmek!
Kontrol Listelerinizi Çeşitlendirmek İsterseniz Dijital Olanları Deneyebilirsiniz
Kontrol listelerini eski usul yani bir kalem ve kağıtla da yapabilirsiniz; ancak yapılacaklar listenizi bir üst seviyeye çıkarmak istiyorsanız, kesinlikle dijital olmayı düşünmelisiniz.
Dijital kontrol listelerinin sadece düzenli tutulması değil aynı zamanda değiştirilmesi, düzenlenmesi ve genişletilmesi de kolaydır. Tasarım açısından çok daha iyi göründüklerinden bahsetmiyoruz bile…
Yapılacaklar listesi hazırlarken Canva, Keep, Wunderlist, Any.do gibi uygulamalardan yardım alabilir ya da Microsoft Word’de kendi şablonlarınızı oluşturabilirsiniz.
Kaynak: https://www.canva.com/learn/ultimate-guide-creating-checklist/
